Datenbanken für die Helferverwaltung

• Drop am See - 5 Leute, Orga die sich alles überlegen + 30 Helfer vor Ort + Teilnehmende, die vor Ort Badgekontrolle machen
• früher - laaange Excel Datei mit den Infos + Listen (recht unübersichtlich)
• Folge - nur eine Person weiß Bescheid, der Rest vergisst es und es geht in Chaos

Lösung: Datenbank

Ziele für die Helfer:

• Übersicht aller Dienste des Helfers
• Helfer bekommen dataillierte Infos zu den Diensten und deren Ansprechpartner
• Übericht über alle noch zu besetzenden Dienste

es scheitert eigentlich kaum an der Lust der Leute, sondern oft an der Übersicht und am einfachen Zugang

Ziele für die Leitung:

• Übersicht über alle nochzu besetzenden Aufgaben
• Kontaktdaten der Helfer einer Schicht - man muss die Leute gut erreichen können
• Hilfe bei der Planung fürs nächstes Jahr

Ziele aus technischer Sicht:

• Datensparsamkeit - mögl. wenig pers. DAten öffentlich zugänglich!
• Keine Weitergabe von Daten an Dritte
• Eigene Server
• Speziell auf Conventions zugeschnitten
• möglichst einfach bedienbar
• Viele Endgeräte möglich!
• –> Webanwendung

Technisches:

• MySQL Datenbank
• HTML/PHP für die GUI
• Apache Server

Praxisteil:

• Helfersicht
• Leitungssicht
• Kalendersicht
• Dienste und Schichten erstellen

Präsentation live im Helfersystem

Login mit Mailadresse

als Helfer sieht man seine eigenen Schichten in deiner übersichtlichen Liste

• man kann sich auch wieder austragen etc.
• Info-button: man sieht zudem Ansprechpartner und Jobbeschreibung!

als Orga

• sieht man wie weit die Schichten besetzt sind - Ampelsystem
• dort wo sich gar niemand findet z.B. für Workshop → kann auch sein, dass der WS nicht stattfindet
• Überbelegung geht!

Übersicht (für Orgas)

• komplette Con und Tagesübersicht mit Farben ob Job gefüllt oder nicht etc.
• auch den Namen des Teilnehmenden der sich für die Aufgabe eingetragen hat
• Filter möglich z.B. für Toiletten

Erfahrung

• Testlauf lief gut und hat gut funktioniert
• VorOrt kann man eine lokale Kopie dabei haben (dann ist es natürlich nicht ganz aktuell)
• wenn es geht online arbeiten - aber als Backup eine lokale Kopie dabei haben ;)
• optimiert fürs Handy - ohne Javascript, funktionieren auf allen Rechnern!